Die Mülleimer stehen direkt unter dem Bondrucker, unnötig ausgedruckte Belege werden in Bergen werbewirksam dem Finanzamt zugestellt oder Bondrucker werden einfach direkt ausgeschaltet. Die Belegausgabepflicht sorgt noch immer bei vielen Betrieben für Unmut. Doch wie genau sieht die rechtliche Lage aktuell aus und was hat ein unnötig teurer Italien-Urlaub damit zu tun? Die wichtigsten Fragen beantworten wir im folgenden Bericht.
Bonpflicht Gesetz: Die rechtliche Grundlage
Seit dem 01.01.2020 müssen Verkaufsläden jedem Kunden einen Kassenbon bereitstellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kunde diesen Bon überhaupt haben möchte oder nicht.
Bon, Beleg, Quittung und Rechnung – alles das Gleiche?
Egal ob Bon, Beleg, Quittung oder Rechnung: In allen Fällen handelt es sich um einen Informationsträger, der einen Geschäftsvorfall für die Buchhaltung des Unternehmens sowie für den Endkunden dokumentiert. Denn im Rechnungswesen gilt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Die oben genannten Begriffe unterscheiden sich in ihrer Definition, in diesem Bericht geht es um die Belegausgabepflicht bei Kassensystemen, also die Bonpflicht. Wenn Produkte oder Dienstleistungen am Kassenplatz verkauft werden, wird so ein Beleg erzeugt. Dieser ist in jedem Fall steuerlich relevant für das Unternehmen, welches diesen Beleg ausgestellt hat, aber auch nicht selten für den Kunden, der diesen Beleg bekommt. Ob steuerlich relevant oder nicht, der Kunde kann durch die Bonpflicht nachvollziehen, ob alle gekauften Artikel korrekt eingegeben und abgerechnet worden sind. Doch Preise und Endsumme sind längst nicht die einzigen Informationen, die ein Kassenbon bereitstellen muss.
Was muss auf dem Bon stehen?
Folgende Informationen muss ein Kassenbon beinhalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum
- Menge und Artikelbezeichnung
- Bon Summe
- Alle angefallenen Steuersätze mit dementsprechendem Betrag
- TSE-Signatur
Die TSE-Signatur selbst besteht aus folgenden Bestandteilen: Beginn und Ende des Kassiervorgangs, eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung, Betrag, Signaturzähler und Prüfwert. Alle diese Informationen können in einem QR hinterlegt sein und müssen nicht zwangsläufig ausgeschrieben werden.
Wen betrifft die Bonpflicht?
Die Bonpflicht betrifft jeden Unternehmer, der mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet. Sollte noch keine elektronische Kasse im Einsatz sein, sondern nur eine offene Ladenkasse, besteht keine Belegausgabepflicht.
Warum wurde die Bonpflicht eingeführt und was bringt sie?
Die Bonpflicht ist Teil der Kassensicherungsverordnung und soll zur Eindämmung von Betrug am Kassenplatz dienen. Ebenfalls Teil der KassenSichV ist die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung). So kann jeder Kunde, aber auch der Steuerprüfer, auf den ersten Blick sehen, ob die Kasse auf dem neusten Stand ist und hier ordnungsgemäß gearbeitet wird. Wird also automatisch ein Bon ausgegeben, welcher ebenfalls die TSE-Signatur beinhaltet, kann davon ausgegangen werden, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Kann man sich von der Bonpflicht befreien lassen?
Wenn man eine Befreiung der Belegausgabepflicht beantragen möchte, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Beispielsweise kann eine Befreiung der Belegausgabepflicht beantragen werden, wenn Waren an eine Vielzahl von unbekannten Kunden verkauft werden. Das betroffene Unternehmen muss begründen, warum eine sachliche oder persönliche Härte vorliegt. Steigende Kosten für Bon Rollen reichen hier als Grund leider nicht aus. Die Befreiung der Bonpflicht kann bei der zuständigen Finanzbehörde beantragt werden – eine Garantie auf Genehmigung solch eines Antrages gibt es allerdings nicht.
In welcher Form kann der Kassenbon ausgehändigt werden?
Anders als die meisten wohl vermuten, muss der Bon bei der Belegausgabepflicht nicht zwangsläufig gedruckt werden. Es besteht die Möglichkeit der digitalen Belegausgabe, wenn einige Punkte beachtet werden. Das grafische Kundendisplay muss dem Kunden frei zugänglich sein, das Format, in dem der Beleg ausgegeben wird, muss ein standardisiertes Format sein, also als PDF oder als Bild-Datei JPEG oder PNG. Wichtig ist hierbei, dass der Bon (egal ob als Druck oder als digitale Ausgabe) erst ausgegeben werden darf, wenn er ordnungsgemäß abgeschlossen und von der TSE signiert worden ist. Idealerweise sollte der digitale Kassenzettel ohne eigene Kassenbon App abgescannt werden können. Wenn der Kunde den digitalen Kassenbon mitnehmen möchte und sich hierfür erst eine separate App aus dem App Store herunterladen und einrichten muss, kann das vor der Verkaufstheke für unnötig lange Warteschlangen führen.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Bonpflicht?
Ein Bußgeld für das Nichteinhalten der Bonpflicht ist in keinem Gesetzestext festgehalten. Allerdings wird ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht von Finanzbeamten gerne als Anlass genommen, eine Betriebsprüfung durchzuführen, intensiver zu kontrollieren und Erleichterungen wie Fristverlängerungen zu verweigern. Es drohen also bei Betriebsprüfung Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und somit auch Steuernachzahlungen.
Muss der Kunde den Beleg mitnehmen?
Anders als beispielsweise in Italien, wo eine Belegmitnahmepflicht beim Kunden besteht, muss der Beleg in Deutschland nicht mitgenommen werden. Das gilt ebenfalls für den digitalen Bon, dieser muss zwar nach jedem Bezahlvorgang erstellt und ausgegeben werden, allerdings muss der Kunde diesen nicht „mitnehmen“. Im Gesetzestext Anwendungserlass §146a heißt es: „Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.“
Ist der nächste Italienurlaub schon geplant, sollte man auf jeden Fall an den Kassenbon denken, auch wenn nur ein schneller Kaffee oder Espresso bestellt wird. Der „scontrino“ muss mindestens 100 Meter von der Geschäftsstelle mitgeführt werden, sonst drohen Bußgelder.
Was ist bei der Bonpflicht noch zu beachten?
- Das Verkaufspersonal sollte regelmäßig geschult und an die Belegausgabepflicht erinnert
- Wird keine digitale Belegausgabe angeboten sollten unbedingt genügend Kassenrollen auf Lager vorrätig sein.
- Das Kassensystem auf automatischen Bon-Druck einstellen, so kann erst gar kein Bon vergessen werden.
- Oder direkt den digitalen Bon anbieten und darauf achten, dass das Kundendisplay für den Kunden frei zugänglich ist
Was ändert sich zum aktuellen Jahreswechsel von 2022 auf 2023 in Bezug auf Kassensysteme?
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) besagt, dass ab dem 01. Januar 2023 grundsätzlich jede Kasse mit einer TSE ausgestattet sein muss. Jegliche Übergangsregelungen laufen zum 31. Dezember 2022 aus: Erhält der Betriebsprüfer einen ausgedruckten oder digitalen Bon ohne TSE-Signatur, muss der Betrieb mit einer Strafzahlung in Höhe von bis zu 25.000 € rechnen.
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