Zum Jahreswechsel von 2022 auf 2023 gab es einige wichtige gesetzliche Änderungen und Fristen in Bezug auf das Arbeiten mit Kassen in Deutschland. Um eine Unklarheit direkt zu beseitigen: Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland (noch) nicht.
Keine Registrierkassenpflicht 2023 – aber TSE-Pflicht ab 01.01.2023
In Deutschland gibt es kein Gesetz, welches den Einsatz einer Kasse vorschreibt. Grundsätzlich können Betriebe hier frei entscheiden, ob sie eine elektronische oder eine offene Ladenkasse verwenden möchten. Und dennoch: Über eine Kassenpflicht in Deutschland wurde und wird bereits diskutiert. Dass eine Registrierkassenpflicht irgendwann kommt, ist daher nicht auszuschließen. Ganz konkret gab es ab 2023 allerdings eine wichtige Änderung: Wer bereits eine Kasse im Einsatz hatte oder sich eine neue Kasse angeschafft hat, muss diese mit einer TSE betreiben.
Es gibt also keine Registrierkassenpflicht 2023, allerdings eine Verpflichtung zum Arbeiten am Kassenplatz mit einer TSE ab dem 01.01.2023. Die Abkürzung TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung und wird inzwischen vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Dass bedeutet, dass jeder, der in Deutschland mit einer Kasse arbeitet, diese mit einer TSE ausgestattet haben muss. Die letzten Übergangsregelungen sind zum Jahreswechsel von 2022 auf 2023 ausgelaufen. Der Begriff Technische Sicherheitseinrichtung bezeichnet ein Sicherheitsmodul in elektronischen Registrierkassen und Computerkassen, dass der lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassiervorgänge dient. Die TSE ist ein kleines Hardware-Modul in Form eines USB-Sticks oder einer SD-Karte, die ans Kassensystem angeschlossen werden oder kann alternativ auch als Cloud-TSE Lösung eingerichtet werden. Die TSE-Pflicht wird häufig mit einer Kassenpflicht verwechselt. Wenn Sie also zurzeit mit einer offenen Ladenkasse arbeiten, können Sie erst einmal so weiterarbeiten.
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Von der TSE-Pflicht ausgenommen: die offene Ladenkasse
Es hört sich verlockend an, mit einer offenen Ladenkasse zu arbeiten. Dennoch müssen beim Arbeiten mit einer offenen Ladenkasse viele Punkte beachtet werden:
- Bons und Belege müssen händisch ausgestellt werden
- Münz-Zähl-Protokoll (Anzahl der Münzen und Scheine) muss täglich erstellt und unterschrieben aufbewahrt werden
- Manueller Kassenbericht mit allen Transaktionen des Tagesgeschäfts müssen erfasst werden
- Ermittlung der Tageseinnahmen mit Zählung des Kassenstands, Kassenbestand des Vortages, Bareinlagen sowie Entnahmen
- Alle relevanten Unterlagen für den Steuerberater sammeln, sortieren und übergeben
- Wareneingänge und Ausgänge händisch erfassen
- Inventur händisch erfassen
Auch der Tagesabschluss muss händisch nach jedem Arbeitstag erstellt werden. Ein lückenloser Z-Bon (Kassenabschlussbeleg) enthält folgendes:
- Name des Kasseninhabers
- Datum und Uhrzeit des Z-Bons
- Fortlaufende Nummer des Z-Bon
- Bruttoeinnahmen des Arbeitstages, aufgeteilt nach Umsatzsteuer-Satz
- Umsatzsteuer, aufgeteilt nach den Umsatzsteuer-Sätzen
- Stornierte Bons, Rabatte, Retouren und Entnahmen
- Umsatz aufgeteilt nach Zahlungsarten (Bar, EC-Karten-Zahlung, Zahlung mit Gutschein)
Das Arbeiten mit offener Ladenkasse kann also sehr aufwendig und mühsam sein. Auch ohne Registrierkassenpflicht 2023 sollte daher über eine Umstellung auf ein elektronisches Kassensystem nachgedacht werden.
Elektronische Registrierkasse: Vorteile eines Kassensystems
Sie möchten Betriebsabläufe stattdessen effizienter gestalten, wertvolle Zeit sparen und einfach rechtskonform arbeiten?
Elektronische Kassensysteme sind heutzutage in Unternehmen auf der ganzen Welt alltäglich, da sie weit mehr Funktionen bieten als traditionelle Registrierkassen und Unternehmensanforderungen ganzheitlich abdecken:
- Vernetzung betrieblicher Abläufe: Durch die Vernetzung aller Betriebsabläufe können diese besser gesteuert und optimiert werden. So können Sie Ihren Umsatz bei geringeren Kosten steigern.
- Reduzieren von Fehlern: Ein elektronisches Kassensystem minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Die Produkte werden protokolliert und können einfach über Kategorienordner aufgerufen werden. Spezifische Produktrabatte und Aktionen werden zentral mit Hilfe von Backoffice-Software durchgeführt. So wird sichergestellt, dass die Preise über alle Zahlungsterminals hinweg einheitlich angewendet werden.
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Systeme zur Reservierung schaffen Auslastung im Unternehmen; CRM und Kundenverwaltung erhöhen die Kundenbindung. Zusätzlich sparen clevere automatisierte Funktionen Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit – Zeit, die sie besser für die Kundenbetreuung nutzen können.
- POS-Marketing: Integrierte Kundenkarten und Gutscheine sorgen für Verkaufsanreize.
- Warenwirtschaft: Bestandsgeführte Warenwirtschaft schafft Effizienz und Transparenz im Lager. Sie ermöglicht Lageroptimierung durch konsequentes Nachordern von Bestsellern.
- Personalverwaltung: Ein modernes Kassensystem ermöglicht integrierte Zeiterfassung mit einer Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.
- Schnittstelle Buchhaltung: Sparen Sie Zeit durch die automatisierte Übergabe von Tagesabschlüssen an das Buchhaltungsprogramm.
- Inventur: Inventurmodule erlauben eine schnelle Erfassung der Warenbestände für den Jahresabschluss.
- Controlling: Betreiben Sie schlagfertiges Controlling durch detaillierte Umsatzanalysen auf Basis des einzelnen Artikels sowie genaue Verkäuferumsätze für bessere Personalführung. Durch detailliertes Controlling können Sie einfacher Trends erkennen und Ihre Ressourcen entsprechend verwalten.
Elektronisch vernetzte Registrierkassen übernehmen also automatisch eine Vielzahl an Tätigkeiten, für die Sie mit einer offenen Ladenkasse um ein Vielfaches mehr an Zeit aufwenden müssten.
Fazit
Es gibt also keine Registrierkassenpflicht 2023 in Deutschland, dennoch ist die Anschaffung eines modernen Kassensystems sinnvoll, um Ihre Betriebsabläufe so effizient wie möglich zu steuern und Finanzamt-konform zu erfassen.
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